Immer häufiger hört man ... Ich arbeite jetzt in einer Cloud. Was genau ist damit gemeint. Einfach erklärt heißt das: Ich habe mir irgendwo einen Computer mit Speicherplatz gemietet. Auf dem Computer sind alle meine Programme installiert und ich greife darauf über das Internet zu.
Die Anmeldung erfolgt meist über das Internet, d.h. ich gebe in meinem Browser eine bestimmte Adresse ein, z.B. meinecloud.net, und dann erscheint eine Anmeldemaske, in die ich meine Zugangsdaten eingeben muß. Die Anmeldung kann aber auch über ein kleines Programm, dass ich mir erst auf meinen Rechner laden muss, erfolgen.
Nachdem ich nun meine Benutzerdaten korrekt eingegeben habe, bekomme ich alle Programme angezeigt, die ich nutzen darf. Dies können Branchenprogramme, wie Handwerkersoftware, Zeiterfassung, Word, Excel outlook sein.
Nun kann ich meine Büroarbeiten durchführen.
Die Anmeldung ist Plattform unabhängig. Das heißt, ich kann mich auf jedem Tablet, am Windows Rechner, am Apple Rechner oder auch an einem Linux Rechner anmelden. Der Rechner oder das Tablet brauchen nur einen Browser und einen Internetzugang.
Alle meine Daten werden in die Cloud gespeichert und werden dort auch von meinem Anbieter gesichert. Ich kann mich dafür auf jedem beliebigen PC einwählen, solange ich eine Internetverbindung habe.
Nun kann ich meine Bürotätigkeiten abarbeiten. Ich kann das nun tun in meinem Büro oder irgendwo aus dem Interternet
Ich brauche keine Hardware kaufen, ich muss mir keine Sorgen um die Datensicherung machen. Ich kann meine Belege ausdrucken, per Email versenden oder auch archivieren. Ich kann meine Emails lesen und beantworten. Alle Updates werden nur einmal durchgeführt und gelten für alle Anwendungen.
Hier nun ein kleines Rechenbeispiel:
Cloudlösung mit einer Anwendersoftware zur kaufmännischen Abwicklung Zeiterfassung für 10 Mitarbeiter und Anbindung von Mobiltelefonen. Anbindung an ein Archivsystem (DMS) | 350,-- EUR per Monat |
| Hochrechnung auf 36 Monate | 12.600,-- EUR |
| Hochrechnung auf 60 Monate | 21.000,-- EUR |
Das ist klar kalkurliert. Zusätzliche Kosten wie neue PCs kommen erst mal nicht dazu, da ich auch ältere Modelle auch mit Windows 7 nutzen kann.
Fazit: Eine sehr schnelle und sichere Art, seine Büroanwendungen auf Fordermann zu bringen und diese über das Internet zu nutzen.
Aber: Kein Internet - Kein Arbeiten ... auch wenn ich mich in meinem Büro befinde.
Im Klartext heisst das, ich fahre ins Büro, möchte mich anmelden. Kann ich aber nicht, da gerade kein Internet da ist. Bei uns im Ostbayerischen Raum haben wir das leider regelmäßig. Auch in größeren Städten wie Regensburg, Cham, Amberg ... gibt es noch Bereiche, da ist zwar Internet, aber nicht immer und nicht wirklich schnell.
Um diese Problem in den Griff zu bekommen, haben unsere Partnerfirmen conlution und CBT Computer aus Bernhardswald, im Herbst 2019 eine sogenannte Hybrid Lösung erarbeitet. Wir haben aus unserem Erfahrungsschatz geschöpft und es ist gelungen ....
Was haben wir also getan.
Wir haben ein System gebaut für 5 gleichzeitige Benutzer, einen leistungsstarken Rechner, haben neben dem Betriebssystem eine Sofware installiert, die die Cloud ermöglicht. Anschliessend haben wir alle Programme incl. Drucker installiert, die wir für unseren Büroalltag benötigen.
Danach haben wir 5 Benutzer angelegt und haben in der Cloud Software festgelegt, welcher Benutzer darf welche Programme benutzen. Dann haben wir den Cloudserver in das lokale Netzwerk von conlution eingebunden. Nun kann man von allen Rechnern und Tablets, die im lokalen Netzwerk angemeldet sind aus auf die Cloud zugreifen, auch wenn das Internet nicht funktioniert. Auf den 4 Testsystemen im lokalen Netzwerk ist keinerlei Bürosoftware installiert, d.h. nur in der Cloud kann ich arbeiten. Hurra da freut sich auch der Datenschützer.
Danach haben wir im Firewall von conlution, die Ports für den Zugriff von ausserhalb konfiguriert. und schon konnte man auch von ausserhalb auf die Cloud zugreifen. Natürlich war das ganz nicht so einfach, wie es hier steht, aber wir wollten euch nicht mit Details nerven.
Wir haben das System weiter optimiert und schon bei 4 unserer Stammkunden eingerichtet. Alles sind glücklich und zufrieden, das sich auch der Support des Systems deutlich reduziert hat.
Heute werden die Updates nur noch am Cloudserver durchgeführt und gelten dann für alle Benutzer des Systems. Auch die Windows Updates müssen nur zentral einmal ausgeführt werden.
Allerdings muss man sich bei der Hybrid Cloud auch um die Datensicherung kümmern. Bei unseren Stammkunden haben wir das sowieso getan. Bei neuen Systemen muss das berücksichtigt werden.
Unser Demobild zeigt nun den Zugang zur Hybird Cloud der Firma conlution, der aber auch von der Firma CBT-Computer genutzt wird. Im Durchschnitt sind immer 3 Benutzer angemeldet, intern oder auch extern und können nun ohne zusätzliche Software an Ihrem Arbeitsplatz, wo immer der ist arbeiten.
Wir haben seit dem ersten Einsatz leider schon 2 mal einen längeren Aussetzer bei der Telekom gehabt und auch Vodafane und o2 schwächeln im Vorderen Bayerischen Wald ganz ordentlich. Natürlich konnte CBT Compter anstelle des DSL eine Internetverbindung über das Handy aufbauen und vernünftig weiterarbeiten.
Unser Ziel war es aber, für unsere Kunden, Interessenten ein System zu schaffen, mit dem sie intern immer und extern fast immer arbeiten können.
Wenn ein Besitzer einer Hybrid Cloud heute in seine Firma fährt, dann kann er da immer arbeiten. Von zu Hause oder von Unterwegs immer dann, wenn er eine Internetverbindung hat. Der Zugriff funktioniert natürlich auch, denn man braucht zum Aufbau nur einen aktuellen Browser.
Was haben wir also genau getan:
Wir haben eine Workstation für den Dauereinsatz ausgewählt mit einem intel Mainboard, einen Intel I7 Prozessor mit 8 Kernen. Wir haben dem System 64 Gigabyte Arbeitsspeicher sendiert und haben ihn mit einer 1 Terrabyte Solid State Platte ausgestattet.
Als Betriebssystem wählten wir Windows 10 pro, was uns für maximal 5 Benutzer ausreichend erschien. Für mehr als 10 Benutzer empfiehlt sich ein Serverbetriebssystem z. B. Windows Server 2019 essentials
Installiert wurde ein Virenscanner von securepoint und als Datensicherungssystem wurde Acronis True Image 2019 installiert. Alternativ ginge auch Veeam, was wir aber nur bei Serversystemen einsetzen.
Zur Fernwartung haben wir Teamviewer Host und PC visit installiert. Beide Systeme werden sowohl von conlution auch als von CBT Computer benutzt.
Natürlich haben wir auch eine Unterbrechungsfreie Stromversorgung eingerichtet, die zum einen Überspannungen abfängt und zum anderen Stromausfälle von bis zu 15 Minuten abfängt, bzw. das Cloudsystem gesteuert herunterfährt.
Zur Datensicherung wählten wir ein NAS System mit 2 schnellen SATA Platten, die wiederum gespiegelt werden mit einer Kapazität von netto 4 Terrabyte. Auf dieses NAS System wird durch ACRONIS 2 mal täglich eine Datensicherung des gesamten Systems durchgeführt. Die Datensicherungen werden 60 Tage aufgehoben.
Jeden Tag werden die Daten des Nas Systems auf eine 4 Terrabyte Festplatte verschlüsselt abgelegt. Diese Festplatte wird 1 mal wöchentlich getauscht und außer Haus aufbewahrt.
Somit wird gewährleistet, dass alle Daten absolut sicher aufbewahrt werden.
Die Hardware war nun fertig konfiguriert, Firewall ist eingerichet und funktioniert. Datensicherung auf das Nassystem war ebenfalls eingerichtet. Täglich 2 mal wird nun der gesamte Cloudserver mit System und Daten als inkrementielle Datensicherung (gesichert wird nur, was sich im Vergleich zur letzten Sicherung geändert hat). Nach jeder dreisigsten Teilsicherung wird wieder eine Vollsicherung durchgeführt. Nachdem die Vierte Vollsicherung druchgeführt ist, wird die ältestes Verionskette gelöscht, so dass immer mindestens 60 Tage Sicherung vorgehalten werden. Von dem NAS System wird jede Nacht eine 2. Sicherung auf die externe USB Festplatte durchgeüfhrt. Alle 7 Tage wird diese Sicherung ausser Haus aufbewahrt und gewechselt. Im Katastrophenfall haben wir zumindest ein 7 Tage altes BAckup, aus dem der Cloudserver in ca. 6 Stunden wiederhergestellt werden kann.
Als Branchensoftware haben wir TopKontor Handwerk mit 4 Clientzugriffen installiert. Auch die Advantage Datenbank läuft auf dem Cloud System, damit kein weiterer Rechner zum Datenbank - Server notwendig ist. Wir haben Mandanten angelegt, bzw. bestehende Mandanten von anderen Systemen übernommen.
Nun können sich 5 Benutzer an der Cloud anmelden, aber nur 4 können gleichzeitig mit der Handwerker Software arbeiten.
Auch der Zugriff der TopKontor App erfolgt über QR Code gesteuerten Zugriff über DSL Router/Firewall auf den Cloud Server.
Nun haben wir die TopKontor Zeiterfassung inclusive der dazugehörigen Datenbank auf den Cloudserver installiert. Auch das PC Stempel System, das Activity Board und das Datenbank Utility laufen auf dem Cloud Server. Natürlich kann der PC Sempler auch im lokalen Netzwerk installiert werden.
Die Zeiterfassungs-App greift ebenfalls über den Firewall mit QR-Code Einrichtung auf den Cloudserver zu. Zusätze dazu weren nicht mehr benötigt.
Das Management und das Activity Panel können nun bequem über den Cloud Zugang gestartet werden. Einzige Einschränkung ist die Anzahl der Benutzerlizenzen. Hier gilt ebenfalls: Es klönnen sich 5 Benutzer am Cloud Server anmelden, aber die Zeiterfassung können nur soviele Benutzer gleichzeitig starten, wie Lizenzen vorhanden sind.
Zum Schluß kam noch office 2016 mit entsprechenden Lizenzen dazu, lokaler Drucker eingerichtet und schon war die Installation komplett.
Jetzt mussten nur noch pro Benutzer email Konten eingerichtet werden und schon konnte es losgehen.
Die Buchhaltung meldet sich nun im lokalen Netzwerk oder über eine VPN Verbindung als Buchhaltung an. Klaus Lang meldet sich als Klaus Lang an und CBT Computer meldet sich als CBT computer an. Wir arbeiten nun seit ca. 6 Monaten intensiv damit und es funktioniert hervorragend.
Ich kann nun auch im wohlverdienten Urlaub auf meinen "Arbeitsplatz" zugreifen und von da aus Fernwartung machen. Macht als gem. dem Datenschutz noch wesentlich sicherer.
Ein kleines Fazit.
Grundsätzlich ist die Cloud Lösung, wie sie von vielen Unternehmen angeboten wird eine gute Sache. Wenn man aber Internet - geschädigt ist, oder seine Daten nicht irgendwo abgelegt haben möchte, sondern diese geschützt im eigenen Haus haben möchte, ist die HYBRID CLOUD die bessere Lösung.
Abschliessend noch eine Kostengegenüberstellung auf 48 Monate hochgerechnet.
| Reine Cloud Lösung | Hybrid Cloud | ||
Cloudlösung mit 256 Gbyte Festplatte | Cloudserver incl. Betriebssystem | 2.500,-- EUR | |
| Cloud Software für 5 gleichzeitige Zugriffe | 1000,-- EUR | ||
| NAS System und Unterbrechungsfreie Stromversorgung | 1000,-- EUR | ||
| Zusätzliche Backup Festplatten USB 2 Stück | 400,-- EUR | ||
| Firewall Securepoint Black DWARF | 800,-- EUR | ||
| TopKontor Handwerk mit 2 Clients, und OP Verwaltung | 2.500,-- EUR | ||
| TopKontor Zeiterfassung für 10 Mitarbeiter und 2 Clients | 1.250,-- EUR | ||
| Hard- und Software gesamt | 9.250,-- EUR | ||
| monatliche Kosten | 390,-- EUR | monatliche Kosten (Softwarepflege) | 80,-- EUR |
| gerechnet auf 48 Monate | 18.720,-- EUR | gerechnet auf 48 Monate | 3.840,-- EUR |
| insgesamt | 18.720,-- EZR | insgesamt | 14.000-- EUR |